Tener en cuenta que si un proceso es subcontratado y
afecta la calidad del producto o servicio, también debe
estar dentro del alcance en la implementación del
sistema de gestión como quiera que sea tenida en
cuenta desde el manual, procedimientos y las auditorías para verificar el cumplimiento de todos los requisitos de la norma.

Desde la planificación el alcance debe ser concreto
incluyendo los procesos u actividades en las cuales se
piensa implementar el sistema y de haber exclusiones,
agregarlas explícitamente con argumentos de peso
para que queden bien justificadas. Se considera una
exclusión cuando un requisito del capítulo N° 7 de la
norma ISO 9001 no es aplicable en la organización, en la versión actual de esta norma no se realizan exclusiones de otros capítulos.

Adicionalmente la comunicación interna debe hacerse
tal como reza en los procedimientos, es necesario la
comprobación de su efectividad para con el sistema
de gestión, de tal forma que se pueda verificar que
todos asimilen la información del mismo.

Para tener comunicaciones efectivas en la organización, es necesario tener en cuenta cuál es la información que se quiere transmitir, quién es el receptor de ella, para que de este modo se definan los medios o canales y la frecuencia. Estos cuatro elementos son claves para que la comunicación logre los efectos deseados.

Es importante mantener en una organización,
secuencia y coherencia en la parte documental, para
que no haya diferencias en la operacionalización de
esta actividad. Es necesario que una persona se
encuentre dedicada a esta labor para orientar, guiar y
llevarla a cabo en toda la organización conforme a lo
especificado en sus procedimientos, estos deben ser
lo más simple posible y los formatos deben ser
amigables en su diligenciamiento.

La persona encargada debe ser muy metódica y detallista en la verificación de todos los requisitos de la
documentación. La documentación en las organizaciones debe evolucionar de ser un requisito obligatorio a ser una guía y parte de la gestión del conocimiento al interior de ellas. Además debe asegurarse que se documenta sólo lo realmente necesario para un adecuado funcionamiento de los procesos organizacionales.

Para llevar a cabo una implementación exitosa en la
parte de gestión de recursos, es necesario que el área
de gestión humana tenga un récord de todos los cargos
de la organización con los perfiles solicitados, así
mismo que exista y se cumpla un plan de formación,
pero que se evalúe y haya evidencia de las mismas
porque no solo es cantidad sino que la calidad juega
un papel determinante en este parte. La estructura
organizacional o la organización de los cargos en la
organización debe ser acorde a sus procesos, y los
perfiles deberán incluir además los requisitos de
educación, formación, experiencia y habilidades, las
responsabilidades y competencias, siendo éstas
últimas el nuevo enfoque que genera valor en las
empresas, ya que se evalúa qué tanto sabe hacer una
persona con el conocimiento que posee y cómo
resuelve problemas de sus contextos específicos, etc……

Determinar indicadores para el 100% de los procesos
es lo primero. Estos indicadores deben medir los
objetivos y estrategias de la empresa. Todo indicador
debe concebir una meta, la cual se establece tomando
datos históricos, del mercado o los deseos de la alta
dirección, teniendo en cuenta que éstas deben ser
alcanzables.

Luego hay que evaluar estos indicadores con señales
que muestren cuando está por debajo de lo esperado y
cuando está por encima, con el ánimo de tomar las
medidas pertinentes. Es necesario analizar las causas
de cada resultado, en caso que la meta se esté
cumpliendo, para continuar y fortalecer lo que se
hace, si se está incumpliendo la meta, para analizar
los porqués y así resolverlos. También es necesario
analizar si los indicadores llevan un largo periodo de
cumplimiento, en este caso se debe verificar la meta
y ajustarla si así se requiere.

Estos indicadores deben tener responsables de su
seguimiento y quien entregue los reportes de las
acciones cuando estas deban ser tomadas en un
período de tiempo estipulado.

Al decir el 100% de los procesos se deben incluir los
resultados de las auditorías internas, las acciones
correctivas y preventivas que suelen olvidarse por
incluir solo lo que tenga que ver con el producto o
servicio., etc……